Инструкция: Переход на электронный кадровый документооборот

Расскажем, как вести кадровый электронный документооборот 2024 в организации, зачем он нужен, а также дадим готовые образцы документов, которые понадобятся, чтобы осуществить переход на электронный кадровый документооборот (ЭДО).

В 2021 году трудовой кодекс был дополнен нормами, которые регулируют КЭДО - кадровый электронный документооборот (федеральный закон от 22.11.2021 N 377 ФЗ). Это дало работодателям и работникам законные основания для онлайн взаимодействия через электронные каналы связи. Работа по новым правилам трудового кодекса включает в себя создание, подписание, использование и хранение работодателями, работниками или лицами, поступающими на работу, документов, связанных с работой, в электронном виде без необходимости их дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст 22.1 ТК РФ в редакции закона N 377 ФЗ).

Теперь работодатели имеют возможность перейти на электронный документооборот внутри организации (ч. 1 ст. 2 закона N 377 ФЗ) и взаимодействовать с работниками, используя следующие способы:

• Сервис «Работа в России», к которому работодатель может получить доступ после регистрации на едином портале госуслуг;
• Собственную информационную систему работодателя, обеспечивающую возможность подписания электронных документов в соответствии с требованиями трудового кодекса, хранения электронных документов, а также фиксации факта их получения сторонами трудовых отношений.

Важно отметить, что работодатель вправе вести электронный документооборот одновременно в ЕСП «Работа в России» и собственной информационной системе. Законом это не запрещено. Однако не все кадровые документы могут быть оформлены в электронном виде. В соответствии с трудовым кодексом, положения о электронном взаимодействии между работодателем и работником в сфере трудовых отношений не применяются при оформлении трудовых книжек и электронных сведений о трудовой деятельности работников, актов о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказов (распоряжений) об увольнении работника, а также документов, подтверждающих прохождение сотрудником инструктажей по охране труда, включая лично подписываемые работником.

Минтруд уже разработал и утвердил Приказ Минтруда 578н, где указаны единые требования к составу и форматам электронных кадровых документов, которые вступили в силу с 1 марта 2023 года.

Согласно данным требованиям, электронный кадровый документ должен состоять из:

• основной части (pdf/a-1a-файл)
• приложений (если есть) в формате для текстовых, табличных, графических и структурированных данных
• файла одной или нескольких электронных подписей (при наличии) для первых двух частей
• машиночитаемой доверенности для подписи доверенного лица
• описания документа в формате xml.

Внедрение электронного кадрового документооборота в организации не является обязательным. Работодатель имеет право продолжать использовать традиционные методы и оформлять документы на бумажных носителях. Однако, поскольку порядок ведения кадрового документооборота определяется правом работодателя, он может самостоятельно установить перечень электронных документов с помощью своего внутреннего нормативного акта. Кроме того, работодателем также устанавливается перечень категорий работников, которым предоставляется возможность осуществлять электронный документооборот. Принятие решения основывается на анализе преимуществ и недостатков кадрового электронного документооборота.

Каждый работодатель имеет право самостоятельно оценить все плюсы и минусы электронного документооборота и принять соответствующее решение. Если работодатель решит перейти на электронный кадровый документооборот, то это принесет ряд выгод для компании, а также для самого работодателя. Однако, у него возникнут и определенные минусы.

Среди преимуществ можно отметить:

• Упрощение работы с сотрудниками, находящимися на удаленном режиме
• Возможность оперативного подписания документов у работников
• Отсутствие необходимости в использовании услуг почты и курьеров для отправки документов.
• Станет возможным обмен цифровыми документами как со штатными работниками, так и с кандидатами, что упростит оформление новых сотрудников.
• Поиск и обработка данных будет осуществляться быстрее, благодаря наличию единой базы.
• Ведение кадрового делопроизводства и хранение документации сократятся, что приведет к экономии расходов.

Однако, для перехода на электронный кадровый электронный документооборот 2024 потребуется определенная работа с локальными актами и получение согласия от сотрудников, включая тех, кто работает удаленно.
Кроме того, система электронного документооборота, будь то разработанная самостоятельно или купленная, потребует финансовых затрат. Для использования электронных подписей для сотрудников также потребуется финансирование со стороны работодателя.

Если не все сотрудники согласятся переходить на кадровый электронный документооборот, то работодатель будет вынужден выполнять двойную работу и оформлять все документы в бумажном виде, как ранее.

Для оформления перехода на кадровый электронный документооборот 2024, вам потребуется подготовить ряд документов.

Во-первых, издайте приказ, в котором назначите ответственного за непосредственную организацию и контроль процедуры и установите сроки внедрения ЭКДО и создания регулирующего локального акта.

Вам также потребуется оформить и другие документы, образцы которых приведены в начале статьи, в том числе:

• Уведомление о переходе на электронный документооборот;
• Положение о переходе на электронный документооборот;
• Заявление о согласии на переход на кадровый ЭДО;
• Заявление об отказе от перехода на кадровый ЭДО;

Во-вторых, подготовьте локальный акт о введении КЭДО — например, Положение о порядке ведения электронного документооборота. Если есть профсоюз, то этот акт нужно согласовать с этим представительным органом работников.

В положении укажите:  

• в какой информационной системе (ИС) работодатель будет вести кадровый ЭДО;  
• какие документы будет в ней оформляться и подписываться;
• порядок доступа к ИС работодателя (если необходимо);  
• сроки подписания электронных документов с учетом рабочего времени работников, периодичность подписания и ознакомления;
• порядок проведения инструктажей по работе с ЭДО (если необходимо); 
• исключительные случаи ведения на бумаге документов, в отношении которых принят цифровой формат; 
• электронное взаимодействие с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам (если такие имеются); 
• срок введения ЭДО. 

Если ваша компания решилась на внедрение кадрового электронного документооборота, следуйте данному пошаговому алгоритму:

Шаг 1: Назначьте ответственного сотрудника, который будет заниматься разработкой локальных актов для перехода на новый формат. Этот сотрудник должен уведомить работников о новом формате документов и, при их согласии отказаться от бумажного документооборота, оформить электронную цифровую подпись.

Шаг 2: Обеспечьте техническую готовность к использованию кадрового электронного документооборота. Для этого необходимо оформить электронные подписи для руководителя и работников. Выберите систему, которую будете использовать для кадрового электронного документооборота — либо собственную платформу, либо портал «Работа в России». Пользоваться выбранной платформой можно с 1 сентября 2022 года, если вы не участвовали в эксперименте (согласно части 3 статьи 2 Федерального закона от 22.11.2021 N 377 ФЗ).

Шаг 3: Формализуйте решение о введении электронного документооборота с помощью локального акта, содержащего положения о переходе на новый формат. Установите сроки и периодичность, в которых работники должны подписывать цифровые документы, во втором локальном акте — положении о порядке ведения электронного документооборота. Важно ознакомить всех сотрудников с этими локальными актами и получить их подписи в соответствии с частями 1–3 ст 22.2 ТК ФР.

Шаг 4: Сообщите сотрудникам, что у них есть право продолжать вести документы на бумаге или перейти на электронный документооборот. Затем попросите сотрудников предоставить письменные заявления о том, хотят ли они продолжать работу с документами в бумажном виде или перейти к обмену документами в электронном виде (согласно частям 4 и 5 ст 22.2 ТК РФ).

Чтобы правильно оформить переход на электронный кадровый документооборот, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. 
Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

ЭДО активно внедряется в деловой оборот, обмен документами с госструктурами и кадровое делопроизводство. С его помощью можно сократить время на обработку и доставку данных, а также расходы на печать и хранение бумажных носителей. Необходимо согласовать внедрение электронного кадрового документооборота с сотрудниками, снабдить их цифровыми подписями.